Ihr Telefon klingelt.
Niemand wird gestört.

Callaro ist Ihr KI-Telefonassistent — er nimmt jeden Anruf entgegen, vereinbart Termine, beantwortet Standardfragen und leitet Wichtiges an Ihr Team weiter. Automatisch, auf Deutsch, rund um die Uhr.

Jetzt mit der KI sprechenKostenlose Demo anfragen
Kein Telefonanlagen-Wechsel
DSGVO-konform
In 1 Tag startklar
Heute am TelefonLive
0Anrufe angenommen
0Termine gebucht
0Anrufe verpasst

Ein typischer Anruf — in Echtzeit nachgestellt

SMS · Firma Berger
Ihr Termin am 09.06. um 09:30 Uhr (Beratung) ist bestätigt. Absagen unter 07255 123456.
Firma Berger
Eingehender Anruf …
Termin gebucht
Di, 9. Juni · 09:30 Uhr
Beratungstermin · Firma Berger
8h
Arbeitszeit Ihres Teams gespart — pro Woche
24/7
Auch außerhalb der Öffnungszeiten
0
Verpasste Anrufe
de-DE
Natürliche deutsche Sprache
Was er kann

Genau die Anrufe, die Ihr Team aus der Arbeit reißen.

Wir automatisieren die täglichen Routinen — alles Wichtige geht weiter an die richtige Person.

Terminvereinbarung

Callaro kennt Ihre Öffnungszeiten und Terminarten. Er findet freie Slots in Ihrem Kalender und bucht direkt — ohne dass jemand zurückrufen muss.

Rückrufe & Nachrichten

Wenn jemand wirklich einen Menschen braucht, nimmt der KI-Assistent Anliegen, Name und Nummer auf und legt einen strukturierten Rückruf für Ihr Team an.

Fragen beantworten

Öffnungszeiten, Adresse, Anfahrt, Leistungen, Preise — Standardfragen werden automatisch und freundlich beantwortet.

Sichere Weiterleitung

Bei dringenden oder komplexen Anliegen stellt Callaro den Anruf mit einer kurzen Zusammenfassung an die richtige Person durch.

Live-Dashboard

Ihr Team sieht jeden Anruf in Echtzeit. Termine, Rückrufe, Transkripte — alles übersichtlich an einer Stelle.

Anbindung an Ihre Tools

Kalender, CRM, Branchensoftware — Termine und Kontakte landen direkt dort, wo Ihr Team ohnehin schon arbeitet.

Branchen

Für jedes Unternehmen, das ans Telefon muss.

Wer Termine vergibt oder Anfragen am Telefon beantwortet, verliert ohne Annahme bares Geld. Callaro passt sich Ihrer Branche an.

Arztpraxen & Gesundheit
Arztpraxen & Gesundheit
Hausärzte · Fachärzte · MVZ · Therapeuten
Hausärzte · Fachärzte · MVZ · Therapeuten

Für Arztpraxen gebaut — nicht nur angepasst.

Callaro ist im Gesundheitswesen großgeworden. Wir kennen die Schweigepflicht, die Praxisverwaltungssysteme und die Anrufe, die Ihre Medizinischen Fachangestellten täglich aus der Behandlung reißen — und haben den Assistenten genau dafür entwickelt.

So klingt ein Anruf
Praxis Dr. Müller, guten Tag! Wie kann ich Ihnen helfen?
Guten Tag, ich bräuchte einen Termin zur Vorsorge.
Sehr gerne. Ich hätte am Dienstag um 9:30 Uhr etwas frei — passt Ihnen das?
Ja, das passt.
Wunderbar, gebucht. Sie bekommen sofort eine Bestätigung per SMS.
Termin gebucht · Vorsorge · Di 09:30
Mehr erfahren
✓Hosting Frankfurt
✓Felder verschlüsselt
✓AVV inklusive
§ 203 StGB & DSGVO ohne Kompromisse
Gehostet in Frankfurt, Daten streng pro Praxis getrennt, AVV fertig mitgeliefert.
Callaro DoctolibmedatixxtomedoGDT
Direkte PVS-Anbindung
Termine landen direkt im Praxisverwaltungssystem — ohne Doppelpflege.
Entwurf
Folgerezept · Ibuprofen 600
✍︎ Arzt signiert wie gewohnt
Folgerezepte als Entwurf
Patient nennt Name und Medikament — der Arzt signiert wie gewohnt.
Notfall erkannt ↓ Sofort ans Praxisteam
Sichere Triage
Notfälle erkennt der Assistent und stellt sofort mit Zusammenfassung durch.

Ihre Branche ist nicht dabei? Sprechen Sie uns an — Callaro lernt Ihre Abläufe.

Datenschutz

Ihre Daten bleiben in Deutschland.

Egal in welcher Branche: Callaro verarbeitet jeden Anruf in EU-Rechenzentren, speichert in Frankfurt und liefert den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) fertig mit. DSGVO-konform — von Anfang an.

Hosting in Deutschland
Hetzner Frankfurt — deutsches Vertragsrecht, keine Datenübermittlung in Drittländer.
Strikte Datentrennung
Jeder Kunde sieht ausschließlich seine eigenen Daten — streng getrennt und sensible Daten verschlüsselt gespeichert.
AVV inklusive
Auftragsverarbeitungsvertrag vorbereitet von einer Datenschutzkanzlei — einfach unterschreiben.
Neu

Und was ist mit allem, was geschrieben reinkommt?

WhatsApp, E-Mail, Instagram, SMS und Ihr Website-Formular — das sind fünf weitere Postfächer, in denen Anfragen liegen bleiben. Onebox bündelt sie in einem gemeinsamen Posteingang, mit klarer Zuständigkeit und KI-Antwortvorschlag.

Onebox ansehen
Preise

Erst testen, dann entscheiden.

Keine versteckten Kosten. Monatlich kündbar.

Für Ihren Start

40 Tage kostenlos testen

Als erster Kunde starten Sie mit 40 Tagen gratis — in Ruhe ausprobieren, ob Callaro Ihnen im Alltag wirklich hilft. Kein Risiko, jederzeit kündbar.

Kostenlos starten

Preisrechner

Nach dem Test zahlen Sie passend zu Ihrem Anrufaufkommen.

501000+
Empfohlener Tarif
Basic
Bis zu 300 Anrufe/Monat
99 €
/Monat
Angebot anfragen
Einrichtung & Ablauf

So läuft Ihre Einrichtung ab.

Von der ersten Demo bis zum Live-Betrieb — Schritt für Schritt. Den Großteil übernehmen wir für Sie.

1
Kennenlernen
Demo & Vertrag
2
Einrichtung
Konto & Konfiguration
3
Rufnummer
Nummer & Umleitung
4
Test
Probebetrieb
5
Live
Betrieb & Support
Phase 1 — Kennenlernen & Start
1

Live-Demo

Callaro

Sie testen den Assistenten in einem kurzen Telefonat und sehen, wie er Anrufe annimmt und Termine vereinbart.

2

Vertrag & Auftragsverarbeitung (AVV)

Gemeinsam

Wir schließen den Vertrag und den DSGVO-Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 ab — so sind Ihre Daten und die Ihrer Anrufer rechtlich abgesichert.

Phase 2 — Einrichtung Ihres Assistenten
3

Konto wird angelegt

Callaro

Wir legen Ihren Zugang an und übergeben Ihnen Ihre Anmeldedaten. Beim ersten Login bestätigen Sie den AVV aktiv.

4

Konfiguration

Gemeinsam

Wir hinterlegen Öffnungszeiten, Leistungen und Terminarten, das Verhalten bei neuen Anrufern, bekannte Rufnummern sowie die Nummer, an die in dringenden Fällen ans Team weitergeleitet wird.

5

Begrüßung & Ablauf abstimmen

Callaro

Wir stimmen Begrüßungstext, Tonalität und Gesprächsablauf auf Ihren Betrieb ab.

Phase 3 — Ihre Telefonnummer

Eine neue Rufnummer wird für Sie eingerichtet & registriert

  • ✓ Sie erhalten eine eigene Telefonnummer, unter der Ihr Assistent erreichbar ist.
  • ✓ Deutsche Rufnummern müssen regulatorisch registriert werden. Dafür benötigen wir einmalig einen Adressnachweis Ihres Betriebs (z. B. Gewerbeanmeldung/Handelsregisterauszug + Anschrift).
  • ✓ Die Registrierung übernehmen wir — Sie stellen uns nur die Unterlagen bereit.
  • ✓ Die Rufnummer ist in Ihrem Callaro-Tarif enthalten — für die Nummer selbst entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten.

⚡ Noch einfacher — ganz ohne Unterlagen

Wenn Sie es sich besonders leicht machen möchten, stellen wir Ihnen eine bereits auf Callaro registrierte Telefonnummer bereit. Dann benötigen Sie keinen Adressnachweis und müssen keine Unterlagen einreichen — wir übernehmen alles. Das passt ideal zur Rufumleitung (Variante A): Ihre Anrufer wählen weiterhin Ihre gewohnte Nummer, die neue Nummer arbeitet unsichtbar im Hintergrund. Einen Adressnachweis brauchen wir nur, wenn Sie eine eigene, öffentlich genutzte Nummer auf Ihren Betrieb registriert haben möchten (Variante B).

Anschließend wählen Sie, wie die neue Nummer eingebunden wird:

Variante A — RufumleitungEMPFOHLEN

Ihre bestehende Nummer bleibt. Sie richten bei Ihrem Telefonanbieter eine Rufumleitung auf die Callaro-Nummer ein — immer, nur außerhalb der Sprechzeiten oder nur bei besetzt/Nichtannahme. Für Anrufer ändert sich nichts. Die Umleitung auf eine deutsche Festnetznummer ist in der Regel bereits in Ihrer Festnetz-Flat enthalten und verursacht keine zusätzlichen Kosten.

Variante B — Direkte Nummer

Sie verwenden die neue Callaro-Nummer direkt als Ihre Kontaktnummer — z. B. auf Website, Schildern und Visitenkarten.

6

Rufumleitung einrichten

Sie

Bei Variante A richten Sie die Umleitung bei Ihrem Telefonanbieter ein — wir liefern Ihnen dazu eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung und helfen bei Bedarf.

Phase 4 — Test & Inbetriebnahme
7

Gemeinsamer Testanruf

Gemeinsam

Wir rufen zusammen an und prüfen Begrüßung, Terminbuchung und Weiterleitung.

8

Probebetrieb & Feinjustierung

Callaro

Optionaler Testbetrieb, in dem wir letzte Details nachschärfen.

9

Go-Live

Callaro

Der Assistent geht in den Echtbetrieb — ab jetzt bleibt kein Anruf mehr unbeantwortet.

Phase 5 — Laufender Betrieb
10

Ihr Dashboard

Sie

Im Online-Dashboard sehen Sie alle Anrufe, Anliegen und vereinbarten Termine.

11

Anpassungen & Support

Callaro

Öffnungszeiten, Leistungen oder Begrüßung ändern Sie jederzeit — wir unterstützen Sie persönlich. Monatlich kündbar.

Was wir von Ihnen brauchen

  • ✓ Adressnachweis Ihres Betriebs (für die Rufnummer)
  • ✓ Öffnungs-/Sprechzeiten
  • ✓ Leistungen & Terminarten
  • ✓ Weiterleitungs- und ggf. Notfallnummer
  • ✓ Bekannte Rufnummern mit Sonderregel (optional)
  • ✓ Wünsche zu Begrüßung & neuen Anrufern

Was ist ein KI-Telefonassistent?

Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die eingehende Telefonanrufe selbstständig annimmt und ein natürliches Gespräch führt. Anders als ein klassischer Anrufbeantworter oder ein starres Sprachmenü versteht ein KI Telefonassistent frei gesprochene Sprache, erkennt das Anliegen des Anrufers und reagiert sinnvoll darauf — in Echtzeit und mit einer menschlich klingenden Stimme.

Das Ergebnis: Kein Anruf bleibt mehr unbeantwortet, auch nicht in Stoßzeiten, in der Mittagspause oder nach Feierabend. Ihr Team wird von wiederkehrenden Standardanrufen entlastet und kann sich auf die Menschen vor Ort konzentrieren.

Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten

Was ist ein KI-Telefonassistent?

Eine Software, die eingehende Anrufe selbstständig per Stimme entgegennimmt. Sie versteht gesprochene Sprache, beantwortet Standardfragen, vereinbart Termine und leitet wichtige Anliegen an Ihr Team weiter — rund um die Uhr und auf Deutsch.

Wie funktioniert ein KI-Telefonassistent?

Der Anruf wird in Echtzeit in Text umgewandelt, eine KI versteht das Anliegen und formuliert eine Antwort, die wieder als natürliche Stimme ausgegeben wird. Für Termine und Auskünfte greift der Assistent auf Ihren Kalender bzw. Ihr Praxis- oder Verwaltungssystem zu.

Für wen lohnt sich ein KI-Telefonassistent?

Für jedes Unternehmen, bei dem häufig das Telefon klingelt: Arztpraxen, Kanzleien, Handwerk, Gastronomie, Beauty, Autohäuser und Dienstleister. Überall dort, wo Anrufe das Team aus der Arbeit reißen oder unbeantwortet bleiben.

Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?

Bei Callaro ja: Die Audioverarbeitung läuft in der EU, die Server stehen in Deutschland (Frankfurt) und ein AVV ist inklusive. So bleiben Anruf- und Patientendaten DSGVO-konform.

Was kostet ein KI-Telefonassistent?

Callaro bietet einen transparenten Festpreis pro Standort statt undurchsichtiger Minutenpakete. Den aktuellen Preis und eine kostenlose Live-Demo erhalten Sie direkt über callaro.de.

Ersetzt ein KI-Telefonassistent meine Mitarbeiter?

Nein. Die KI übernimmt wiederkehrende Standardanrufe und gibt Ihrem Team den Rücken frei. Wichtige oder komplexe Anliegen werden zuverlässig an Menschen weitergeleitet.

Sehen Sie es selbst.

Tragen Sie sich ein — wir schicken Ihnen sofort einen persönlichen Link, mit dem Sie live mit dem KI-Assistenten Ihrer Branche sprechen. Sie reden, er antwortet mit Stimme.

Sie sprechen direkt im Browser. Keine Werbung — der Link kommt sofort per E-Mail.

Sie brauchen eine andere Lösung? Wir helfen gerne.

Erzählen Sie uns kurz, was Sie suchen — wir melden uns persönlich.

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