Von der Demo bis zum ersten echten Anruf in 1–2 Wochen

So bringen Sie Callaro in Ihr Unternehmen.

Kein IT-Projekt, kein Telefonanlagen-Wechsel, keine Mitarbeiter-Schulung. Wir kümmern uns um die Technik, Sie um Ihre Kundinnen und Kunden.

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    @callaro_ki

    15-minütige Demo

    Tag 0

    Sie buchen einen Demo-Termin über das Formular oder rufen uns an. Wir zeigen Ihnen live, wie der KI-Assistent Termine vereinbart, Rezepte aufnimmt und sich wie ein freundlicher Praxiskollege verhält. Sie hören die Stimme und sehen das Dashboard, das Ihre Medizinische Fachangestellte später nutzen wird.

    Keine Vorbereitung nötig. Wir kommen mit allem zu Ihnen.
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    @callaro_ki

    Erstgespräch und Bedarfsanalyse

    Woche 1, Tag 1–3

    Ein 30-minütiger Termin mit Ihnen und idealerweise Ihrer leitenden Medizinischen Fachangestellten. Wir besprechen: welche Anrufe nerven am meisten? Welches PVS nutzen Sie (Doctolib, medatixx, tomedo, …)? Welche Terminarten gibt es? Wie sind die Sprechzeiten?

    Vor-Ort-Termin in Ihrer Praxis oder per Videocall — Sie wählen.
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    @callaro_ki

    Vertrag und AVV

    Woche 1, Tag 4–7

    Sie erhalten von uns einen fertigen Vertrag und einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO — vorbereitet von einer Datenschutzkanzlei. Unterschrift per FP-Sign oder klassisch postalisch. Keine 40 Seiten Kleingedrucktes — die wichtigen Punkte passen auf 4 Seiten.

    Monatlich kündbar. 40 Tage kostenlos testen.
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    @callaro_ki

    Technische Einrichtung

    Woche 2, Tag 1–2

    Wir richten alles ein: Ihre persönliche Service-Telefonnummer, das Dashboard für die Medizinische Fachangestellte, die Anbindung an Ihr PVS (falls möglich), die Sprechzeiten, Ihre Terminarten und Ihre Leistungen. Sie machen nichts — wir senden Ihnen am Ende einen Login.

    Wir richten alles in Frankfurt ein — Ihre eigene Konfiguration, streng getrennte Daten.
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    @callaro_ki

    Rufumleitung einrichten

    Woche 2, Tag 3

    Wir senden Ihnen eine 1-seitige Anleitung — passend zu Ihrem Anbieter (Telekom, Vodafone, 1&1, Sipgate). Ihre Medizinische Fachangestellte stellt in 5 Minuten die Rufumleitung ein: zu welchen Zeiten welche Anrufe zum KI-Assistenten gehen sollen. Oft nur abends, mittags und wenn alle Leitungen besetzt sind.

    Ihre bestehende Praxisnummer bleibt. Sie wechseln keine Telefonanlage.
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    @callaro_ki

    Testphase mit Ihrem Team

    Woche 2, Tag 4–7

    Sie und Ihre Medizinische Fachangestellte rufen den KI-Assistenten mehrfach an, probieren Termine, Rezepte und Sonderfälle aus. Wir sind per WhatsApp/E-Mail dabei. Anpassungen an Formulierungen, Tonfall oder Abläufen machen wir direkt. Erst wenn Sie sagen „passt“, schalten wir live.

    Sie entscheiden, wann es richtig losgeht — nicht wir.
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    @callaro_ki

    Go-Live

    Woche 3

    Die Rufumleitung wird scharfgeschaltet. Ab jetzt nimmt der KI-Assistent Anrufe entgegen — auch nachts, am Wochenende und in der Mittagspause. Ihre Medizinische Fachangestellte sieht jeden Anruf im Dashboard, kann jederzeit reinhören, korrigieren oder Termine ändern.

    Wir sind in den ersten 14 Tagen täglich erreichbar.
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    @callaro_ki

    Monatliche Betreuung

    Laufend

    Sie erhalten am Monatsende einen kurzen Bericht: Wie viele Anrufe wurden bearbeitet, wie viele Termine gebucht, wie viele Arbeitsstunden Ihrer Medizinischen Fachangestellten eingespart. Wenn Sie Anpassungen wollen — neue Terminart, neuer Tonfall, neue Praxis-Info — eine kurze Nachricht reicht.

    Persönlicher Ansprechpartner, kein Ticketsystem.
Häufige Fragen

Was Praxen vor dem Start meistens fragen.

Muss ich meine Telefonanlage tauschen?
Nein. Ihre bestehende Nummer bleibt. Wir bekommen die Anrufe nur über eine Rufumleitung — zum Beispiel nur außerhalb der Sprechzeiten oder wenn besetzt ist. Sie behalten die volle Kontrolle, wann der KI-Assistent übernimmt.
Was passiert mit den Patientendaten?
Alles bleibt in Deutschland. Hosting bei Hetzner in Frankfurt, KI auf AWS Bedrock in Frankfurt, Sprachdienste in EU-Rechenzentren. Die Daten jeder Praxis sind streng getrennt (Mandantentrennung), sensible Felder verschlüsselt. Sie erhalten einen vollständigen AVV nach Art. 28 DSGVO.
Was passiert bei einem Notfall?
Erkennt der KI-Assistent Notfall-Stichwörter (Brustschmerzen, Atemnot, Bewusstlosigkeit), leitet er sofort an Ihr Praxisteam weiter und weist den Patienten auf den Notruf 112 hin. Medizinische Beratung gibt der KI-Assistent nie.
Wie viel Aufwand habe ich beim Start?
Ein 30-minütiges Erstgespräch, eine Unterschrift, und 5 Minuten für die Rufumleitung. Das wars. Den Rest übernehmen wir.
Was kostet es wirklich?
Ab 99 € pro Monat alles inklusive — KI-Assistent, Telefonnummer, KI-Kosten, Dashboard, Support. Keine versteckten Setup-Gebühren. Monatlich kündbar. 40 Tage kostenlos testen.
Kostet mich die Rufumleitung extra?
Ihre eigene Service-Telefonnummer ist im monatlichen Preis enthalten — dafür entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten. Die Rufumleitung läuft auf eine deutsche Festnetznummer und ist in der Regel bereits in Ihrer bestehenden Festnetz-Flat enthalten. Falls Ihr Anbieter Weiterleitungen einzeln berechnet, sind das übliche Inlands-Festnetztarife — meist nur wenige Cent pro Minute.
Kann ich den KI-Assistenten zwischendurch abschalten?
Ja. Eine Rufumleitung können Sie jederzeit deaktivieren. Wenn Sie wieder selbst ans Telefon wollen, geht das in 30 Sekunden über Ihr Tastentelefon oder die App Ihres Anbieters.
Was, wenn der KI-Assistent etwas falsch macht?
Jeder Anruf landet als Transkript in Ihrem Dashboard. Ihre Medizinische Fachangestellte kann jederzeit prüfen, korrigieren oder den Patienten zurückrufen. Bei Unklarheiten leitet der KI-Assistent von sich aus weiter — er rät nicht.
Brauche ich neue Technik in der Praxis?
Nein. Sie brauchen nur einen Browser, um das Dashboard zu sehen — Laptop, Tablet oder Smartphone reicht. Keine neue Software auf Ihren Praxisrechnern.

Bereit, es selbst zu hören?

Eine 15-minütige Demo. Wir zeigen Ihnen den KI-Assistenten live und beantworten alle Fragen.

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